Beleidsplan Roermond City Swim

Beleidsplan Roermond City Swim

Maart 2017 

RSIN: 8571.74.605

Op 2 september 2017 zal in Roermond voor het eerst de Roermond City Swim (hierna RCS) plaatsvinden, een zwemevenement naar voorbeeld van de Amsterdam City Swim. Voor de organisatie van dit evenement hebben wij een stichting opgericht, Stichting Roermond City Swim.

De RCS  betreft een zwemtocht over 500 meter (kinderen) en -naar keuze- 1000 en 2000 meter voor volwassenen. De start zal plaatsvinden op de Roerkade, waarna de deelnemers de Maas opzwemmen om na het keerpunt halverwege weer terug te keren om te finishen aan de Roerkade. Aldaar ontvangt elke finisher een ‘Christoffelkruisje’ als aandenken.

Wat beoogt onze stichting?

  • Het nastreven van vitaliteit van ouderen en jeugd, onder andere middels een door ons op te zetten ‘Swimming Academy’, waaraan de bekende topzwemmer Joeri Verlinden al zijn medewerking heeft toegezegd;
  • De (sterk verbeterde) waterkwaliteit in de Roer en Maas onder de aandacht brengen;
  • Een vernieuwende dimensie geven aan ‘Roermond, stad aan het water’;
  • Het langjarig ondersteunen van (elk jaar wisselende) lokale en regionale goede doelen.

Dit doen wij door elke deelnemer aan de RCS (naast het inschrijfgeld dat naar de stichting gaat ter dekking van organisatiekosten) een minimaal bedrag door vrienden, kennissen en bedrijven op een afgescheiden rekening te laten ‘doneren’ voor het goede doel van het jaar waarin de deelnemer meedoet aan deze zwemtocht.

Om dit langjarig te kunnen doen is het van groot belang dat onze stichting -die net is opgericht en nu begint zónder financiële middelen- voldoende ‘buffers’ opbouwt om de continuïteit van de stichting te kunnen borgen en daarmee de mogelijkheid te krijgen om in de komende jaren het evenement te laten uitgroeien. Met deze groei zullen ook steeds meer gelden kunnen worden opgehaald voor de goede doelen die we de komende jaren zullen ondersteunen.

Met name de eerste 3 jaren zijn van cruciaal belang zijn om deze basis te bouwen. Omdat we een buitenevenement zijn, zijn we afhankelijk van weersomstandigheden en andere zaken, als stroming van de Roer en de Maas, alsook de actuele zwemwaterkwaliteit.

De stichting is intensief doende om middels sponsoring (‘partnering’) en subsidies voldoende middelen te verkrijgen om het budget van ongeveer €100.000,- dekkend te krijgen. Hierbij is het van belang te realiseren dat de gelden die bestemd zijn voor het goede doel op een aparte rekening worden geboekt. Deze gelden maken dan ook geen onderdeel uit van het organisatiebudget. Voor de Stichting Roermond City Swim  zal een ANBI status worden aangevraagd.

Voorafgaand aan het zwemevenement zal een  duckrace plaatsvinden, waarbij ook gelden voor het goede doel worden opgehaald. Dit evenement is onderhevig aan de wet op de kansspelen. We zijn dan ook verplicht om minimaal 50% van de op te halen middelen aan te wenden voor het goede doel. Aangezien dit de organisatie van een evenement betreft dat geheel ondersteunend is aan het goede doel is ook dit evenement niet in de begroting opgenomen. Mogelijk dat deze organisatie in een geheel aparte stichting ondergebracht gaat worden.

In de bijlage is de begroting  van het zwemevenement opgenomen. In het aanloopjaar lopen we tegen veel onzekerheden aan. Enkele externe factoren hebben we al benoemd. Er moeten veel kosten, ook en vooral in de aanloop naar het evenement worden gemaakt. We noemen hier ‘zwemtechnische’ zaken als veiligheidsafzettingen, EHBO en hulpdiensten, douche- en omkleedgelegenheden, ICT (inschrijf- en donatiesysteem), tijdwaarnemingssysteem. Maar ook mogen de diverse benodigdheden in het kader van accommodatie en logistiek niet vergeten worden. Denk hierbij aan verkeersmaatregelen: wegafzettingen en -omleidingen, dranghekken, bebordingen, maar ook aan in te huren praktische zaken als beeld, licht en geluid. Voor een compleet overzicht verwijzen we graag naar de bijgevoegde gespecificeerde begroting.

In de begroting zijn de bedrijven, die sponsoren als ‘partners’ en ‘Vrienden van’ benoemd. We zijn met een aantal interessante partijen in gesprek (Rabobank, Lotto), maar ook met bedrijven uit het regionale MKB. In de begroting staat onze realistische inschatting van partneropbrengsten, gespecificeerd naar ‘grootte van het partnerschap’ vermeld.

Indien we een klinkende organisatie van de Roermond City Swim weten te realiseren in 2017 verwachten we in de jaren 2018 en 2019 een toename van deelnemers die ergens tussen de 30 en 35% per jaar ligt. Dit zijn ervaringscijfers die ook bij de eerste edities van de Roermond City Run golden. Als gevolg hiervan zullen inschrijfgelden door deelnemers hoger gaan liggen en ook zullen we een groter aantal ‘vrienden van’ aan ons binden. Om dit groeiscenario mogelijk te maken en het risico van calamiteiten (weer, stroming, verontreiniging, etc.) het hoofd te kunnen bieden is een ‘stand by garantie’ erg belangrijk. We zijn met partijen in gesprek voor een garantstelling. 

Voor het welslagen van het evenement achten we het van groot belang dat ook de overheidsinstellingen zich committeren aan ons evenement. Zowel op vergunningenvlak (Rijkswaterstaat, Waterschap), alsook middels subsidiëring (gemeente Roermond). Hiertoe zijn gesprekken gaande. 

Voor 2017 hebben we als goed doel het Toon Hermans Huis te Roermond bepaald. We houden de mogelijkheid open om hier nog een goed doel aan toe te voegen, omdat we de verwachting hebben dat middels de (van de organisatie afgescheiden) geldstromen een substantieel bedrag hiertoe aangewend kan worden.

Het ligt in onze bedoeling om voor de jaren 2018 e.v., dus als we de eerste bekendheid hebben verworven, meerdere regionale goede doelen te laten ‘inschrijven’ om in aanmerking te komen voor ondersteuning door RCS. Na een screening of het goede doel voldoet aan onze criteria, zullen de ‘uitverkozen initiatieven’ zelf campagne voeren, om bij de verkiezingen middels voornamelijk social media zoveel mogelijk stemmen te vergaren. Zodoende zal het publiek een belangrijke stem krijgen bij de (mate van) ondersteuning van de toekomstige goede doelen die RCS zal omarmen.

Het is ons streven om op een nader te bepalen datum (in maart) de media in te lichten over ons evenement. Interessant detail is dat we SBS6 bereid hebben gevonden om op 9 april a.s. een uitzending (Weerbericht door Piet Paulusma) te verzorgen vanaf de Roerkade, het kloppend hart van de Roermond City Swim.

Die uitzending zullen we aangrijpen om landelijke bekendheid te geven aan het evenement en de inschrijving open te stellen voor de deelnemers.

Ook op 2 september a.s. (de avond van de RCS) staat een uitzending van SBS6 gepland.

 

Stichting Roermond City Swim

p/a Scheidingsweg 72

6045 CS  ROERMOND

NB: Adres wordt i.v.m. verhuizing per 25 maart Lisa Dahmen-Ottenheimstraat, 6045 KX Roermond)